Quels sont les equipements sur lesquels un organisateur d’evenements ne peut faire l’impasse?

La tenue d’un événement public nécessite une organisation pointue et méthodique. Il y a énormément de choses à gérer pour toute personne qui relève le défi de s’atteler à cette tache tant au niveau des ressources humaines, de la logistique et de l’aménagement du site qui accueillera le public. Tous ces aspects constituent chacun les rouages d’un mécanisme, qui devra être bien huilé afin que le jour J se déroule sans accroc. Pour cela il faut savoir faire preuve d’anticipation pour pouvoir évaluer les besoins au plus juste et ne pas dépasser le budget des festivités. Il est dans ce sens toujours préférable pour un organisateur d’événementiel ou un comité des fêtes de se constituer une réserve des équipements de base dont il fera toujours l’usage. Cela permet de réduire au maximum les locations supplémentaires et donc le montant final de la facture. Passage en revue de ces incontournables. 

Le mobilier de base qui servira toujours

Il est bien futile d’espérer garder les convives présents sur place sans leur proposer de quoi reposer leurs jambes. Trouvez ici le modèle de chaise salle des fêtes avec la forme, le coloris et les matières qui collent à l’atmosphère de votre lieu d’accueil du public. On trouve des chaises coques très pratiques, faciles à transporter et à stocker. De nouveaux designs font chaque année leur apparition pour toujours rester dans l’air du temps et s’accorder aux modes et tendances en matière d’événementiel. Elles allient aujourd’hui ergonomie, style et praticité. On en trouve sous des formes et des design variés, qui rivalisent d’ingéniosité et de créativité en alliant les formes, les matières et les couleurs les plus modernes ou d’inspiration plus classique. On peut également jeter son dévolu sur des bancs pliables, très abordables et durables, encore plus faciles et rapides à mettre en œuvre, et surtout à stocker. Ils instaurent par leur simple présence convivialité et chaleur humaine, apportant dans l’assistance une atmosphère de festin et de camaraderie, qui rappellent les  souvenirs de fêtes de village de notre enfance.

Les abris et les équipements de sécurité

Se munir de tentes pliantes ou de barrières de sécurité est aujourd’hui un incontournable. En effet,  même si elle ne servira pas directement pour le cadre de l’événement, les mesures sanitaires s’appliquant aux lieux de festivités et public l’imposent désormais. On aura donc souvent besoin de mettre en place des point de contrôle de vérification du pass sanitaire qui nécessiteront d’abriter le public, mais aussi le personnel de vérification et de sécurité. On peut également équiper ces potes de cloisons en plexiglas amovibles et de bornes de comptage qui permettent de ne pas dépasser les seuils de public autorisé.  On pourra guider les flux grâce à des barrières de sécurité qui pourront également servir pour d’autres occasions comme des concerts ou autres événements culturels. Les barrières sont également très utiles pour délimiter des parkings provisoires. À cet effet, il existe également des tentes spécialisées permettant d’abriter les véhicules dans ces installations éphémères. Ne pas oublier de se munir d’outils de lestage pour éviter les décollages d’abris intempestifs, de même que de crochets bien pratiques pour solidariser et renforcer les assemblages de barrières. Les abris aussi existent en de nombreux modèles, allant de la structure légère en aluminium à celle plus solide en acier.

Des accessoires loin d’être superflus

On ne négligera pas certains accessoires, comme en premier lieu les housses de protection. En effet, il n’est pas rare d’installer ce type de mobilier longtemps avant l’arrivée des convives et les événements extérieurs comportent leur lot d’imprévisibilité climatique. Disposer de housses de protection permet de les garder propres jusqu’à l’arrivée du public sans avoir à mobiliser de la main d’œuvre au dernier moment pour les nettoyer une seconde fois. Le temps et précieux et les taches à effectuer sont assez nombreuses sur le moment pour apprécier le confort de travail et la sérénité qu’elles apportent. S’équiper de housses est d’autant plus pertinent que désormais il est possible d’en trouver des modèles très élégants avec des jolies matières et une palette de coloris qui apportent du style, contrairement à leurs ancêtres purement fonctionnelles. Pour garder des rangées bien ordonnées et espacées pour optimiser les surfaces disponibles, on misera sur les barres de maintien prévues à cet effet, disponibles pour les chaises rigides ou pliantes. 

On ne fera pas non plus l’impasse sur d’autres accessoires très pratiques comme les attaches clipsables qui permettent de faciliter le transport et le stockage. Ils compliquent également la tache des éventuels malfrats opportunistes en maraude qui seraient tentés de prélever a peu de risques quelques pièces de mobilier au nez et à la barbe des organisateurs dès la moindre inattention. On peut également se munir de tablettes clipsables directement sur l’assise ou les accoudoirs des chaises (que l’on peut aussi trouver en version amovible), et qui sont particulièrement étudiés pour la tenue de séminaires et de conférences. Il est également toujours bon de se munir d’outils de lestage supplémentaires pour les barnums et abris, leur forte prise au vent impliquent parfois de mauvaises surprises qu’il vaut mieux prévenir que guérir.

Une fois que vous aurez constitué une réserve stratégique des éléments que nous avons abordés dans cet article, vous serez en mesure de faire face de et de vous adapter très facilement à l’organisation de multiples événements. Ils constituent les fondations qui permettent de la polyvalence et donc une réactivité maximale pour coller au plus près aux demandes et aux contraintes de chaque manifestation. Cette base de travail permet de dégager plus de temps et d’énergie, sur le court comme le long terme, au profit du reste des taches à accomplir avant la date fatidique. C’est autant de place laissée à l’expression de votre créativité et à la disponibilité supplémentaire que vous pourrez apporter à vos clients ou vos prestataires. Abordables et qualitatifs, ces dispositifs sont rapidement amortis puisqu’ils trouveront toujours leur utilité et optimisent toute la chaine organisationnelle, permettant de se concentre sur le cœur de l’organisation et sur l’aspect humain de celle ci.